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Política Anticorrupción

POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN

Objeto y ámbito de aplicación:

CONSULTING SYSTEMS y sus subsidiarias (colectivamente «CSTECH» o la «Compañía») conforme a lo previsto en la Constitución del Ecuador (Art. 83, número 12. Ejercer la profesión u oficio con sujeción a la ética) se comprometen a realizar negocios nacionales e internacionales de acuerdo con todas las leyes aplicables contra el soborno y la corrupción aplicadas en Ecuador, los Estados Unidos, el Reino Unido, la Unión Europea, Canadá, y otras jurisdicciones donde opera o realiza negocios. Estas leyes rigen cómo CSTECH realiza negocios con sus socios de canal, clientes, distribuidores, distribuidores, proveedores y funcionarios gubernamentales de todo el mundo.

CSTECH mantiene esta Política Anticorrupción («Política») para promover el cumplimiento de estas leyes y estándares éticos a nivel mundial. Esta Política cubre a sus socios de canal, clientes, distribuidores, distribuidores, proveedores, agentes, contratistas, consultores y cualquier otro representante de terceros que actúe en nombre de cualquier entidad propiedad o controlada por los Afiliados de CSTECH en cualquier parte del mundo («Representantes de terceros»). Las violaciones de las leyes contra el soborno y la corrupción pueden tener graves consecuencias, incluidas sanciones monetarias sustanciales y posible encarcelamiento. En consecuencia, las violaciones de esta Política resultarán en medidas disciplinarias, hasta e incluyendo el despido.

Los representantes de terceros deben seguir esta Política ya sea que utilicen recursos personales para pagar un gasto o utilicen recursos de la empresa.

Leyes anticorrupción:

Todos los Representantes de Terceros tienen estrictamente prohibido prometer, ofrecer, proporcionar o autorizar pagos en efectivo (incluidos sobornos o comisiones ilícitas) o cualquier otra cosa de valor (incluidos regalos, entretenimiento, favores y ofertas de empleo), directa o indirectamente, a cualquier persona para lograr un propósito inapropiado relacionado con el negocio de la Compañía en cualquier parte del mundo.

Las leyes contra el soborno y la corrupción prohíben el uso de sobornos, regalos, dádivas u otros incentivos para asegurar una ventaja comercial indebida. Estas leyes regulan cómo los representantes de terceros realizan negocios con agencias gubernamentales, funcionarios públicos y otras empresas privadas. La Compañía tiene una política de tolerancia cero y, por lo tanto, prohíbe estrictamente todas las formas de soborno y corrupción, independientemente de si involucran a un funcionario público o a una persona privada. La mayoría de estas leyes se dividen en tres grandes categorías:

  1. Corrupción oficial. La Ley Orgánica Reformatoria al Código Orgánico Integral Penal en materia de Anticorrupción (Ley Anticorrupción) del Ecuador publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.392 del 17 de Febrero 2021 prohíbe ofrecer, prometer, autorizar o dar cualquier cosa de valor a un Funcionario del sector público o privado, local o extranjero, para influir indebidamente en ese individuo de cualquier manera,  como abusar de su posición oficial, obtener o retener negocios, dirigir negocios a otra persona o asegurar una ventaja comercial indebida.

El término «funcionario extranjero» se interpreta ampliamente e incluye, pero no se limita a:

    • Cualquier empleado, director o funcionario de un gobierno extranjero o cualquier departamento, agencia o instrumentalidad de un gobierno extranjero;
    • Cualquier empleado, director o funcionario de una entidad extranjera de propiedad o controlada por el Estado, incluidos, en muchos países, fondos soberanos, compañías de telecomunicaciones, instituciones de atención médica, compañías de petróleo y gas e instituciones educativas;
    • Cualquier empleado, director o funcionario de una organización internacional pública, como la Cruz Roja o el Banco Mundial;
    • Cualquier consultor u otra persona que actúe a título oficial para o en nombre de dichos organismos gubernamentales extranjeros u organizaciones públicas, incluidas las entidades contratadas para revisar y aceptar ofertas para una agencia gubernamental; y
    • Partidos políticos extranjeros, candidatos a cargos políticos y miembros de familias reales.

Los regalos o pagos de cualquier tamaño pueden violar estas leyes si su propósito es asegurar alguna acción o beneficio de los funcionarios del gobierno. Lo mismo puede ser cierto para las donaciones de campaña, donaciones caritativas y otras cortesías comerciales. CSTECH prohíbe estrictamente todas las formas de soborno que involucren a funcionarios del gobierno de cualquier territorio en el que realizamos negocios.

Se reconoce que las personas jurídicas nacionales o extranjeras de derecho privado son penalmente responsables por los delitos cometidos para beneficio propio o de sus asociados, por la acción u omisión de quienes ejercen su propiedad o control, sus órganos de gobierno o administración, apoderadas o apoderados, mandatarias o mandatarios, representantes legales o convencionales, agentes, operadoras u operadores, factores, delegadas o delegados, terceros que contractualmente o no, se inmiscuyen en una actividad de gestión, ejecutivos principales o quienes cumplan actividades de administración, dirección y supervisión y, en general, por quienes actúen bajo órdenes o instrucciones de las personas naturales citadas.

  1. Corrupción comercial. Además de prohibir la corrupción oficial, la Ley de Anticorrupción del Ecuador y otras leyes también prohíben los sobornos a o de entidades privadas e individuos con un propósito indebido o para influir en el desempeño de cualquier actividad relacionada con su empleo. CSTECH prohíbe estrictamente todas las formas de soborno, incluidas las que involucran a entidades privadas o individuos.
  2. Sobornos. La Ley Anticorrupción del Ecuador prohíbe a CSTECH ofrecer, dar, solicitar o recibir dinero o cualquier cosa de valor para o de funcionarios gubernamentales, contratistas del gobierno o subcontratistas con el propósito de obtener negocios, retener negocios o asegurar cualquier tipo de trato favorecido. Existen leyes similares en otras jurisdicciones donde operan los afiliados de CSTECH. Por esta razón, CSTECH prohíbe estrictamente dar o recibir sobornos de cualquier tipo.

En este contexto, los Representantes de Terceros nunca deben ofrecer, prometer o dar sobornos, comisiones ilegales o cualquier cosa de valor a funcionarios gubernamentales, socios comerciales o cualquier otra parte para asegurar cualquier ventaja comercial indebida. Los Representantes de Terceros que reciban solicitudes de sobornos, regalos o comisiones ilegales de funcionarios gubernamentales u otras partes (o que de otra manera tengan conocimiento de tales acciones) deben suspender inmediatamente la(s) transacción(es) subyacente(s) y comunicarse con su departamento legal/de cumplimiento, o asesores externos según corresponda, para obtener más orientación.

CSTECH reconoce que la Ley Anticorrupción del Ecuador establece que «en el caso de los delitos de peculado, enriquecimiento ilícito, cohecho, concusión, tráfico de influencias, oferta de realizar tráfico de influencias, testaferrismo, lavado de activos, asociación ilícita, delincuencia organizada, obstrucción de la justicia, sobreprecios en contratación pública; y, actos de corrupción en el sector privado, los jueces de forma obligatoria aplicarán esta sanción por un lapso de entre diez y veinticinco años.

Representantes de terceros:

Se define como terceros a los individuos u organizaciones que hacen contactos comerciales para CSTECH, venden productos y servicios de CSTECH, cabildean por CSTECH, obtienen licencias o autorizaciones gubernamentales para CSTECH, o actúan como agentes autorizados de CSTECH en países extranjeros.

Los Representantes de Terceros nunca deben autorizar, dirigir o alentar el uso de sobornos, comisiones ilegales u otros incentivos indebidos al realizar negocios en nombre de CSTECH. Esto es cierto incluso si las leyes y costumbres locales pueden imponer estándares menos rigurosos.

Los Representantes de Terceros tienen prohibido contratar agentes o subagentes sin la aprobación previa por escrito de la Compañía.

Los representantes de terceros deben estar particularmente atentos a cualquier «bandera roja» (discutida a continuación) que pueda encontrarse durante la diligencia debida o durante una relación con clientes y otros socios comerciales. Las «banderas rojas» que no presentan problemas graves en una etapa de una transacción o relación pueden plantear riesgos de responsabilidad significativos cuando aparecen en una etapa diferente o en combinación con un conjunto general diferente de hechos. Por lo tanto, el significado de las «banderas rojas» debe considerarse en contexto y no de forma aislada. Si tiene conocimiento de alguna «Bandera roja», debe comunicarse inmediatamente con su departamento legal / de cumplimiento o asesores externos, según corresponda. La regla básica es simple: una «bandera roja» no puede ser ignorada, debe ser abordada.

Due Diligence – Incorporación de empleados:

Las decisiones de contratación podrían plantear riesgos de corrupción, particularmente si los Representantes de Terceros Partidos seleccionan a un candidato a solicitud de un funcionario del gobierno. Como resultado, los representantes de terceros deben llevar a cabo la debida diligencia sobre posibles nuevas contrataciones.

Como parte del proceso de incorporación de empleados de los Representantes de Terceros, todas las nuevas contrataciones potenciales deben:

  • Ser examinadas y aprobadas a través de un proceso de diligencia debida anticorrupción según lo prescrito por el departamento de operaciones de personas relevante, que, por ejemplo, requerirá un escrutinio adicional de los posibles empleados que tienen familiares inmediatos o relaciones personales cercanas con personas que son funcionarios extranjeros, funcionarios públicos o afiliados de otra manera con cualquiera de los socios comerciales importantes de los representantes de terceros;
  • Certificar que cumplirán con las Leyes Anticorrupción y esta Política; y
  • Revelar si ellos, cualquier miembro de sus familias inmediatas o amigos personales cercanos son o fueron funcionarios extranjeros, funcionarios públicos o afiliados de otra manera con cualquiera de los socios comerciales significativos de los Representantes de terceros.

Pagos de facilitación:

La FCPA de Estados Unidos permite a las empresas realizar pequeños pagos de «facilitación» para asegurar la acción rutinaria de los funcionarios del gobierno. Los ejemplos incluyen, pero no se limitan a, notarizar documentos, procesar documentos o conectar un teléfono. La UKBA, en comparación, prohíbe todos los pagos de facilitación, excepto en circunstancias limitadas que involucran la salud y la seguridad personal.

Manejar las distinciones entre estas leyes puede ser difícil y las excepciones tienden a ser limitadas. Por esta razón, los Representantes de Terceros deben asegurarse de que el pago de facilitación sea legal antes de realizar dicho pago.

Cortesías de negocios:

La FCPA, UKBA, CFPOA y otras leyes contra el soborno y la corrupción permiten a los representantes de terceros proporcionar regalos modestos, comidas, viajes y entretenimiento (colectivamente «cortesías comerciales») en ciertas circunstancias. Todas las cortesías comerciales deben ser razonables y registrarse con precisión en los libros y registros de los representantes de terceros. Las cortesías comerciales nunca deben ofrecerse, prometerse o proporcionarse como un incentivo para asegurar una ventaja comercial indebida.

Los representantes de terceros deben tener especial cuidado al ofrecer o proporcionar cortesías comerciales a los funcionarios del gobierno. Esto se debe a que las leyes anticorrupción de Ecuador y de los Estados Unidos (y las leyes de la mayoría de los otros países) generalmente prohíben dar cualquier cosa de valor a los funcionarios del gobierno.

Contribuciones políticas:

El gobierno de Ecuador, de los Estados Unidos (y varios gobiernos estatales y locales) regulan las contribuciones a los candidatos y partidos políticos. Las contribuciones a candidatos y partidos fuera de Ecuador y de los Estados Unidos también merecen atención, ya que tales acciones están reguladas por las Leyes Anticorrupción y las leyes extranjeras.

Para evitar violaciones inadvertidas de las leyes de campaña de Ecuador, de los Estados Unidos, las leyes extranjeras y las Leyes Anticorrupción, los Representantes de Terceros nunca deben hacer ninguna contribución política en nombre de la Compañía a ningún candidato, partido o funcionario gubernamental en cualquier parte del mundo sin la autorización previa por escrito del Departamento Legal de CSTECH.

Requisitos de mantenimiento de registros:

La Ley Anticorrupción de Ecuador, la FCPA de Estados Unidos y otras leyes anticorrupción requieren que los Representantes de Terceros mantengan libros y registros precisos, que, con detalles razonables, reflejen de manera precisa y justa las transacciones de los Representantes de Terceros. Los registros precisos desalientan el uso de sobornos, comisiones ilegales y otros incentivos corruptos, y ayudan a los representantes de terceros a identificar actividades sospechosas si ocurren. Por estas razones, los Representantes de Terceros nunca deben:

  • Hacer entradas falsas, incompletas o engañosas en los libros y registros de los Representantes de Terceros, o disfrazar o caracterizar erróneamente cualquier aspecto de una transacción;
  • Llevar doble contabilidad
  • Alterar los libros contables y/o societarios.
  • Cometer fraude procesal en caso de estar vinculado a juicio.
  • Participar en pagos o transacciones no revelados, o establecer libros y registros separados para pagos o transacciones no revelados;
  • Emitir facturas que excedan los niveles normales de precios, disfrazar la verdadera naturaleza de una transacción o involucrar a terceros que no son necesarios para la transacción; o
  • Usar fondos personales o de Representantes de Terceros para llevar a cabo actividades que están prohibidas por esta Política o la ley.

Además, los Representantes de Terceros podrían ser responsables bajo las Leyes Anticorrupción si su personal sabe de cierta mala conducta por parte de sus socios comerciales. Por ejemplo, si los Representantes de Terceros saben o creen que un socio comercial ha creado fondos para sobornos (dinero reservado para actividades ilícitas) o cualquier tipo de cuentas extracontables que se utilizan con fines ilícitos, los Representantes de Terceros podrían ser responsables.

El Departamento Legal de CSTECH puede solicitar información para presentar divulgaciones u otros informes con agencias gubernamentales. Los Representantes de Terceros deben mantener y producir inmediatamente cualquier información que ayude con dichas presentaciones y deben retener cualquier información relacionada con tratos con funcionarios gubernamentales o terceros que realicen negocios con funcionarios gubernamentales durante un mínimo de seis (6) años, o bien proporcionar esos materiales al Departamento Legal de CSTECH para su custodia de conformidad con esta Política.

Esta información no estará sujeta a confidencialidad ni restricciones generales según la ley orgánica de protección de datos personales del Ecuador (LOPDP) por constituir una excepción a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad; y especialmente por constituir tratamiento legítimo de datos personales. No obstante, se reconoce que el titular de datos personales tendrá derecho a ser informado conforme los principios de lealtad y transparente previstos en la LOPDP.

Denuncia de infracciones:

Los Representantes de Terceros que observen cualquier violación potencial o real de esta Política, o de las leyes subyacentes contra el soborno y la corrupción, deben informar inmediatamente las violaciones potenciales o reales a su departamento legal de cumplimiento, o asesores externos según corresponda, y a CSTECH.

EL APÉNDICE A INCLUYE UNA LISTA DE «BANDERAS ROJAS» PARA TENER EN CUENTA CUANDO SE TRABAJA CON REPRESENTANTES DE TERCEROS.

APÉNDICE A

«Banderas rojas» anticorrupción:

  1. Un funcionario del gobierno, particularmente uno con autoridad discrecional sobre el negocio en cuestión, sugiere que los Representantes de Terceros utilicen una compañía específica.
  2. Una verificación de referencia revela un historial de proporcionar sobornos, comisiones ilegales u otros incentivos ilegales a funcionarios públicos u otras partes.
  3. La existencia de negocios, familia u otras conexiones con funcionarios del gobierno, candidatos políticos o partidos políticos.
  4. No proporcionar información precisa o completa sobre sus vínculos con funcionarios gubernamentales, candidatos políticos o partidos políticos.
  5. Renuencia a proporcionar información precisa o completa sobre el nombre, la naturaleza o la ubicación de su(s) negocio(s).
  6. Una empresa indica que se necesita una cantidad particular de dinero para «obtener el negocio» o «hacer los arreglos necesarios» o porque «usted sabe cómo se hacen los negocios».
  7. Una empresa busca comisiones que estén por encima de las tarifas normales por los servicios que brinda.
  8. Proporcionar información vaga, falsa, engañosa o sustancialmente incorrecta en cualquier transacción comercial o financiera.
  9. Intentar ocultar tratos con funcionarios del gobierno, candidatos políticos o partidos políticos.
  10. Negarse a cumplir con esta Política o certificar su cumplimiento con las leyes anticorrupción.
  11. Negarse a permitir que los representantes de terceros inspeccionen sus libros y registros para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción.
  12. Insistencia en hacer o recibir pagos a través de cheques de terceros, giros postales u otros instrumentos sin conexión aparente con ellos o su negocio.